روشتة من الخبراء لإدارة وقتك على مدار اليوم ما بين العمل والراحة والنشاطات
مع دخول فصل الصيف وموسم الاجازات يجد الكثير منا صعوبة فى تنظيم وقته، ما بين مواعيد العمل وأوقات الفراغ والنشاطات التى يفضل الكثير منا ممارستها فى فصل الصيف،
حيث نجد الكثيرين لديهم لديهم مشكلة فى تنظيم أوقات النوم والاستيقاظ، لذا نقدم لكم بعض النصائح التى تمكنكم من تنظيم الوقت ما بين العمل والنوم وممارسة الأنشطة الصيفية.
كيفية تنظيم الوقت
الوقت مثل الذهب، إذا أردته بشكل صحيح يمنحك نتائج هائلة، يتطلب الأمر التوازن الجيد بين وقت العمل واللهو، لذلك تحتاج إلى بعض الخطوات التى تساعدك فى إدارة وقتك وإنجاز مهامك الضرورية:
1. تدقيق الوقت
عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت، فإن الخطوة الأولى التى يجب عليك اتخاذها هى معرفة أين يذهب وقتك بالفعل، قد تعتقد أنك تقضى وقتاً قصيراً فى إرسال رسائل البريد الإلكترونى أو متابعة مواقع التواصل الاجتماعى، ولكن فى الحقيقة هذا أكثر ما يلتهم الوقت من يومك، وتجد نفسك فى النهاية بلا حصيلة فعلية.
أسهل طريقة لتتبع وقتك هى تحميل التطبيقات التى تساعدك على تحديد فترة زمنية معينة لإنجاز مهمة، وتقارب تصرفاتك خلال هذه الفترة، هذا ما سيساعدك فى التركيز على الإنجاز من دون هدر الكثير من الوقت، كما يمكنك بعد ذلك الوصول إلى تقرير لمعرفة ما الذى يسرق وقتك، باستخدام هذه المعلومات يمكنك بعد ذلك إجراء التعديلات المناسبة.
2. تعيين حد زمنى لكل مهمة
تعيين حد زمنى لكل مهمة يمنع من تشتيت الانتباه، على سبيل المثال: إذا كنت ترغب فى كتابة مقال، أمنح نفسك ساعتين، لذا إذا بدأت فى الساعة 8 صباحاً، حاول الانتهاء من كتابتها بحلول الساعة 10 صباحاً، بهذه الطريقة، سوف تصبح إدارة الوقت بالنسبة لك لعبة وتحدياً يتكرر كل يوم.
3. استخدم قائمة مهام
قائمة المهام تساعدك فى تحديد العمل على الأجزاء الصغيرة، والتى بدورها تساهم فى إكمال مشروعك وتحقيق هدفك، لذلك أنشئ قائمة مهام لكل هدف لديك، هذا سوف يحفزك على مشاهدة كل ما تحققه بالفعل، وتساعدك على الإسراع فى خطوات تحقيق هدفك.
4. التخطيط للمستقبل
من أسوأ الأشياء التى قد تقوم بها الاستيقاظ يومياً من دون خطة لليوم، بدلاً من التركيز على ما يجب القيام به، وهذا يجعلك تتجول بلا هدف ولا تهتم بأمورك الضرورية على مدار اليوم.
لهذا السبب يجب عليك دائماً التخطيط مسبقاً باستخدام أحد هذه الخيارات:
فى الليلة السابقة، خصص 15 دقيقة من نهاية اليوم لتنظيم مكتبك وإنشاء قائمة بأهم أغراض اليوم التالى، حيث تستيقظ فى الصباح على متابعة أعمالك فوراً، من دون إهدار المزيد من الوقت، فى معرفة ماذا ستفعل اليوم؟
خلال روتينك الصباحى، اكتب 3 أو 4 الأمور هى الأكثر إلحاحاً وأهمية يجب معالجتها اليوم واعمل على تلك التى تكون فيها أكثر إنتاجية.
5. ابدأ بالمهام الضرورية
من أفضل الأمور التى تساعدك فى إنجاز مهامك وتحقيق أهدافك من دون إهدار الوقت، هى البدء بالمهام الكبيرة والأكثر صعوبة فى الصباح، وهناك عدة أسباب وراء هذه الحيلة الفعالة لإدارة الوقت.
بالنسبة للمبتدئين، عادة ما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة فى بداية اليوم، لذلك من الأفضل معالجة هذه المهام عندما لا تكون مستنزفاً، أيضاً يمكنك استخدام هذا الشعور بالإنجاز للتغلب على بقية اليوم.
6. الاستعانة بمصادر خارجية
قد يكون التفويض والاستعانة بمصادر خارجية أمراً صعباً بعض الشيء بالنسبة للبعض، من الصعب السماح لشخص آخر بالقيام بالعمل الذى اعتاد القيام به، بالنسبة للآخرين ليس لديهم الوقت لتدريب شخص آخر على إكمال مهام معينة.
إن التفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية يوفران الوقت الحقيقى، لأنه يقلل من عبء العمل، ما يعنى أن لديك المزيد من الوقت لقضائه فى مهام أكثر أهمية أو القيام بعمل أقل، إما تسليم المسؤوليات لأعضاء الفريق المؤهلين أو تعيين موظف مستقل متمرس، وإذا قررت القيام بتدريب داخلى، فسيكون الاستثمار الأولى يستحق ذلك فى النهاية.
7. القضاء على عوامل التشتيت
فى عصر الإلهاء المستمر الذى نعيشه، من السهل جداً تقسيم انتباهنا بين ما يجب أن نفعله وما يقصفنا به المجتمع، وبغض النظر عن مكان وكيفية وقوعك فى فخ عوامل التشتيت، فإن النتيجة هى نفسها دائماً.
لا تشارك مطلقاً فى المهمة التى تقوم بها، ونادراً ما تلتزم بمهمة لفترات طويلة من الوقت، ويستغرق الأمر لديك ضعف المدة لإنجازها.
إن أفضل طريقة للتغلب على عوامل التشتيت هى تخصيص وقت كبير للتركيز على مشروع واحد والتخلص من كل شيء آخر، القضاء التام على عوامل التشتيت هو الطريقة الوحيدة التى تساعد فى الانخراط فى عمل عميق ومركّز وتجنب الجلسات المجزأة.
8. تغيير الجدول الزمنى الخاص بك
إذا كنت ترغب فى تنظيم الوقت بشكل حقيقى وفعال، الحل بسيط للغاية، عليك بتغيير جدولك الزمنى فوراً، إذ أجمع الكثير من الخبراء والأطباء، على أن الاستيقاظ فى الخامسة صباحاً هو الأفضل إذا كنت تبحث عن كيفية تنظيم الوقت.
تعد الخامسة صباحاً هى أكثر الأوقات إنتاجية فى اليوم، لأنها تمنحنى الوقت الكافى لممارسة الرياضة والتخطيط ليومى وتصفح رسائل البريد الإلكترونى الخاصة بك وحتى العمل فى مشاريع جانبية دون إزعاج.
كما عليك أن تستيقظ مبكراً فى عطلات نهاية الأسبوع أيضاً حتى تحافظ على خريطة طريقك اليومية والاستمتاع بإجازتك فى نفس الوقت، ومن أهم الأسرار التى يصرح بها الخبراء هى التقليل من الوقت الذى تشاهد فيه التلفزيون وخاصة قبل النوم.
9. اترك وقتاً مؤقتاً بين المهام والاجتماعات
قد يبدو الانتقال فوراً من مهمة أو اجتماع إلى آخر استخداماً جيداً لوقتك، ولكن فى الواقع له تأثير معاكس، نحتاج إلى وقت لتصفية أذهاننا وإعادة شحن طاقتنا من خلال الذهاب فى نزهة على الأقدام أو التأمل أو مجرد أحلام اليقظة، الدماغ البشرى لا يمكنه التركيز لمدة أكثر من 90 دقيقة فى كل مرة.
بدون هذه الاستراحة، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك، يمكن أن تمنع جدولة وقت التخزين المؤقت التأخير فى موعد اجتماعك التالى، حاول الفصل بين المهام والاجتماعات بـ25 دقيقة فقط، فهذه كمية مثالية من وقت التخزين المؤقت.
10. اتبع قاعدة 80-20.
هناك قاعدة شهيرة تعرف باسم قاعدة 80-20، تشير إلى أن 80% من النتائج تأتى من 20% من الجهد المبذول، ويشيع استخدام هذا فى المبيعات حيث أن 80% من المبيعات تأتى عادة من 20% من العملاء.
عندما يتعلق الأمر بكيفية إدارة وقتك، يمكن أيضاً تطبيق هذا المبدأ، 80% من نتائجك تأتى من 20% من أفعالك، لذلك حاول تبسيط جدول مهامك اليومية، فحاول أن تنهى 5 مهام مثلاً تحتاج إلى إنجازها، باستخدام هذا المبدأ يمكنك على الأرجح حذف غالبية العناصر فى قائمتك، قد يبدو الأمر غير طبيعى فى البداية، لكن العمل الإضافى سيحددك لزيادة الجهد فى المهام الأكثر أهمية.
طرق تنظيم الوقت
11. استخدم تقويماً عبر الإنترنت
لطالما كانت التقاويم أداة أساسية لإدارة الوقت، ومع ذلك فقد نقلت التقويمات عبر الإنترنت هذا إلى المستوى التالى، هذا لأنه يمكنك الوصول إليه من أجهزة متعددة، وجدولة الاجتماعات والمواعيد بسهولة، وإعداد التذكيرات، وإنشاء مجموعات زمنية، وجدولة الأحداث المتكررة.
12. توقف عن الكمال
عندما تكون باحثاً عن الكمال، فلن تصل نهائياً إلى أى شيء، هذا يعنى أنك ستستمر فى العودة إلى نفس المهمة مراراً وتكراراً، إلى أى مدى تعتقد أن يومك سيكون نتيجة لذلك؟، لذا توقف عن كونك مثالياً، افعل أفضل ما يمكنك وامضِ قدماً.
13. تعلم قول «لا»
بالتأكيد لا أحد يريد أن يزعج من يحب أو من طلب عونه، لكن هناك الكثير من المعروضات تكون مضيعة حقيقية للوقت، خاصة إذا كان وقتك لا يسمح بذلك، فإذا كانت لديك قائمة كاملة من المهام، فقم برفض دعوة العشاء أو مساعدة زملائك فى مشروع حتى يكون لديك وقت فراغ.
14. غرس العادات الأساسية
العادات الأساسية هى عادات يمكن أن تغير حياتك مثل ممارسة الرياضة وتتبع ما تأكله وتطوير الروتين اليومى والتأمل، هذه العادات تحل محل العادات السيئة وتطلب عادات جيدة أخرى، ونتيجة لذلك ستكون أكثر صحة وتركيزاً وأكثر ملاءمة لإدارة وقتك.
15. لا تضيع وقت الانتظار
كثيراً ما نسمع من رواد الأعمال وأصحاب المشاريع الضخمة، أنهم يكرهون الانتظار، هل ذلك بسبب كونهم أشخاصاً غير صبورين؟، الإجابة لا، الانتظار مضيعة حقيقة للوقت وإهدار واضح حتى لو لبضع دقائق، من يعلم قيمة الوقت يرفض دائماً الانتظار، ويفضل القيام بشيء مفيد له حتى لو بسيط أو وقت راحة، بدلاً من الانتظار.
لذلك حاول أن تجد طرقاً لتحقيق أقصى استفادة من الوقت الذى يهدر فى الانتظار، مثل قراءة كتاب ملهم فى طريقك للعودة للمنزل، أو الاستماع إلى بودكاست مفيد، أو حتى خطط لليوم التالى إذا كنت فى نهاية اليوم.
16. العمل عن بعد
على الرغم من عدم إمكانية العمل عن بُعد لكل وظيفة، إلا أن العمل عن بُعد حتى مرتين فى الأسبوع يمكن أن يؤدى فى النهاية إلى توفير عدة ساعات فى الأسبوع.
17. ابحث عن الإلهام
حاول دائماً أن تستخدم مصادر ملهمة مثل TED Talk، إنها طريقة بسيطة لإعادة إشعال التحفيز وإعادتك إلى المسار الصحيح.
18. جمع المهام المماثلة معاً
عندما يكون لديك مهام مرتبطة، اجمعها معاً، على سبيل المثال: لا ترد على رسائل البريد الإلكترونى والمكالمات الهاتفية الخاصة بك على مدار اليوم، حدد وقتاً محدداً للتعامل مع هذه المهام.
لأن هذه المهام المختلفة تتطلب أنواعاً مختلفة من التفكير، من خلال تجميع المهام ذات الصلة معاً، لا يقوم عقلك بتبديل التروس، مما يعنى أنك تقطع هذا الوقت فى إعادة التوجيه.
